Les fédérations organisent prochainement des sessions de coaching (gratuites) en vue de préparer au mieux les organisations membres à la certification des systèmes d’évaluation. Le coaching sera assuré par Nancy Jaspers et Ingrid Beauve du bureau Humanya. Toutes deux ont une longue expérience dans le coaching d’organisations en matière de processus et de suivi-évaluation.
Deux sessions sont prévues, l'une en octobre 2018 et, la seconde, en janvier 2019. Il s'agit de réaliser un état des lieux et de proposer des pistes d’améliorations aux organisations avant qu’elles ne se soumettent à l’exercice réel de certification. La première session de séances se déroulera du 8 au 12 octobre en matinée (des séances supplémentaires seront ajoutées en après-midi en fonction de la demande). Une seconde session sera organisée dans la seconde moitié du mois de janvier 2019 (dates exactes à préciser) pour les organisations qui prévoient de réaliser la demande de certification ultérieurement. Chaque session de coaching sera suivie d’une séance de restitution pour l’ensemble du secteur. La restitution des principaux éléments soulevés lors de la session d’octobre aura lieu le jeudi 25 octobre 2018 en matinée.
Pour information, le Service de l'Evaluation Spéciale - SES prévoit de communiquer les modalités de demandes de certification avant le début des vacances d’été. Le SES publiera également prochainement un FAQ sur son site internet.
Comment se déroulera le processus de coaching concrètement ?
Chaque organisation désireuse d‘être appuyée est invitée à s’inscrire à une séance de coaching (voir ci-dessous). Une fois inscrite, l’organisation doit réaliser son auto-évaluation et élaborer son plan d’amélioration tel que prévu dans le processus de certification (voir documents de référence sur le site du Service de l’Evaluation Spéciale - SES). A l’issue de ce travail, l’organisation dépose sur le OneDrive créé par les fédérations les documents suivants afin que les coachs puisse préparer la réunion d’appui avec l’organisation:
- Auto-évaluation (fichier Excel)
- Plan d'amélioration (Fichier Word)
- Organigramme de votre organisation
- TOC de votre programme et/ou organisation
- Document(s) de politique Gestion axée résultats (GAR)
- Rapport(s) d'évaluation prévus pour l'échantillonnage
Il s’agit dans l’ensemble des mêmes documents qui vous seront demandés par le SES et les assesseurs lors de la certification. En plus de ces documents, vous serez invités à rédiger trois questions adressées aux coachs et pour lesquelles vous désirez une réponse ou un appui plus approfondi.
Enfin, lors de la séance de coaching proprement dite, le coach vous livrera ses principaux constats et pistes d’amélioration avant de répondre aux trois questions soumises. Cette séance durera 2h dans les locaux d’une des fédérations.